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高校檔案管理工作思考

檔案記憶雜志 在線咨詢
摘要:“5G時代”,社會的各行各業都將迎來一次深度變革,與此同時,5G技術的發展也對高校檔案管理工作帶來了一定影響,高校檔案管理工作創新迎來了新的發展機遇。因此,本文圍繞“5G時代”高校檔案管理工作的開展趨勢展開探討和研究,闡述了“5G時代”的發展演變,深入分析了現階段高校檔案管理工作的不足之處,并構想了“5G時代”背景下新的發展趨勢。
【關鍵詞】
  • 高校 檔案管理

快速赛车怎么玩 www.aqikwm.tw 一、引言

信息技術的發展改變了人們的學習和生活方式,高校檔案管理過程中,始終堅持跟隨時代發展,在實踐中不斷創新。然而目前高校檔案管理工作中仍然存在諸多不足之處,目前高校高度重視管理工作的創新發展。因此,創新發展已成為高校檔案管理工作的必然發展趨勢,探討“5G時代”高校檔案管理工作的發展趨勢具有現實意義。

二、“5G時代”的發展演變

5G的全稱:第五代移動電話行動通信標準、第五代移動通信技術,是在4G基礎上的進一步演變,目前5G尚處于研究過程中,預計2020年正式推廣應用。5G將在網絡速度上具有大幅度提升,具有多種優勢,其中涵蓋了高速度、高效率、多領域等,5G時代即將到來。相比于傳統的1/2/3/4G網絡,不僅提高了速度,同時也實現了高覆蓋以及安全性、靈活性,在測試過程中顯示速度將高于4G網絡十倍,能夠帶給用戶更好地體驗。5G時代的到來,全社會發展都迎來了新機遇,徹底革新了傳統網絡模式,新一輪的變革將會對整個社會都來了影響作用。5G的最新技術能夠應用于多個領域,加快信息傳播速度,以及人工智能技術等,將會實現智能化的生活。

三、當前高校檔案管理工作存在的不足之處

(一)管理理念落后

檔案管理工作是高校管理和教育的重要構成部分,同時也為其提供了強有力保障。隨著現代信息技術的發展,許多高校在管理過程中不斷引入現代化信息技術手段,想要革新傳統的管理模式,在管理過程中,高校及檔案管理工作者高度重視,一直在不斷完善檔案管理工作,想要實現與時俱進。然而在實際開展檔案管理過程中,高校檔案管理工作者的管理理念未得到有效革新,始終處于相對落后的狀態。受到傳統管理理念的影響,對檔案管理工作缺乏正確認知,認為檔案管理工作僅是一項單純的資料管理,并未認識到檔案管理工作對高校整體管理和發展的重要作用,將檔案管理工作過于片面化,沒有高度重視檔案管理模式創新。檔案管理工作者將更多的時間放在了檔案的編目和檢索工作中,缺少創新理念。

(二)工作手段落后

高校檔案管理工作是一項較為復雜的工作,所涉及的內容較多,同時傳統的管理模式也為管理者帶來了較大的工作量。檔案管理過程中,管理工作者需要進行檔案分類、儲存等多項工作,同時在調閱檔案時還要花費一定的時間查找。許多高校在檔案管理方面,仍然采用傳統的紙質檔案,檔案中記錄著大量的信息內容,需要對其進行分類劃分和管理,需要保證信息的準確性和安全性,整個過程中需要耗費大量的人力、物力、時間,并且工作實效性無法得到有效提升。這樣的工作模式下,檔案管理工作不僅極其容易出現差錯,同時容易出現檔案丟失、遺漏等問題,不僅工作效率低,同時服務質量也相對較差。這樣的管理現狀,檔案管理工作不僅無法充分發揮作用,也降低了高校整體管理質量。

(三)基礎設施落后

由于各地區經濟發展存在差異性,導致不同高校處于不同的經濟發展水平。許多地方高校在檔案管理工作基礎設施建設過程中,由于經濟水平相對較差,高校資金量不足,無法為基礎設施建設提供足夠的經費支持。然而許多現代化信息設備的價格較高,許多高校無力購置設備,這樣一來,也就造成了目前許多高校檔案管理仍然是人工管理,無法實現智能化、信息化、數字化管理模式,在很大程度上阻礙了高校檔案管理工作的發展。與此同時,也有部分高校配置了較為完善的現代化設備,然而許多管理工作者綜合素質較低,由于無法熟練運用現代化管理設備,仍然將高校購置的昂貴設備當作擺設,沒有充分發揮其積極作用,導致高校檔案管理工作發展止步不前,信息化建設落后。

四、“5G時代”高校檔案管理工作的發展趨勢

(一)實現管理理念創新

“5G時代”時代背景下,高校檔案管理工作的進步和發展,需要具備新型管理理念,管理理念創新是發展的基礎前提,同時也是“5G時代”的新要求。高校檔案管理工作應始終跟隨“5G時代”發展理念,將信息化、高效率作為檔案管理工作的發展目標,從根本上摒棄傳統落后的管理模式,根據時代發展需求,制定順應時代發展的創新管理規劃。高校檔案管理工作者應不斷革新自身思想理念,充分認識到檔案管理工作在高校發展過程中的重要性,將更多的時間和精力放在創新管理上,將5G技術充分運用于檔案管理工作中,重視檔案管理工作的效率提升、信息化發展。

(二)實現服務模式創新

傳統的檔案管理手段是阻礙創新的主要因素,因此,想要實現服務模式創新,應運用新型管理手段。隨著5G網絡技術覆蓋,檔案管理將會逐漸走向數字化、信息化、人工智能化。隨著高校每年的招生人數逐漸擴增,高校人數的逐年增加,檔案信息資料也隨之增加,傳統的檔案管理模式已無法適應新的發展形勢。因此,在“5G時代”背景下,檔案管理能夠運用網絡云進行檔案資料儲存和備份,不僅能夠實現高儲存量,同時能夠進一步提升檔案資料的利用率。為了適應“5G時代”,高校檔案管理工作應順應時代發展需求,進一步提高檔案管理工作的服務水平,實現檔案管理工作的服務模式創新。高校檔案管理工作應從傳統的被動服務,逐步向積極主動服務轉化,達到高效、多元化的服務方式。運用5G網絡,在檔案信息資料檢索查閱過程中,能夠實現高速服務,5G網絡相比傳統網絡形式,速度將能夠達到1GBps,進一步推動了高校檔案信息化管理進程。與此同時,需要高校加強與其他高校之間的聯系,通過5G網絡實現信息高速傳播,實現信息資源共享。

(三)實現科學技術創新

高校檔案管理工作想要實現高效率,檔案管理的每個環節均需要運用先進信息技術作為支撐。隨著5G網絡的全覆蓋和高速發展,首先,能夠有更多先進的信息設備運用于高校檔案管理工作中,高校檔案管理部門應進一步加強數字化設備的基礎設施配置,高校也應加強建設經費投入,實現檔案室全數字化管理。其次,高校檔案室可利用5G網絡優勢,開發多樣化的檔案管理軟件,運用管理軟件不僅能夠實現科學化管理,同時能夠彌補紙質檔案的弊端,減少檔案管理工作者的工作量。再次,構建高校檔案檢索系統,能夠通過關鍵詞等進行實時檢索,提高檔案管理及檔案利用的效率。高校檔案管理工作量隨著人數增加逐漸增大,檢索系統的運用能夠實現及時快速檢索內容,為高校檔案服務帶來了便利。

(四)實現人力資源創新

當前大部分高校檔案管理工作,通常是由管理人員進行統一管理,然而管理人員的綜合素質參差不齊,許多管理人員管理理念落后,并且對先進的數字化設備使用存在困難。因此,“5G時代”背景下,高校應加強對檔案管理人員的信息技術培訓,對于數字化設備的操作等內容進行系統化教學,保證每個檔案管理人員能夠熟練運用基礎設施,強化管理人員綜合素質,促進高校檔案管理工作高效率。與此同時,可引進具備先進理念以及掌握多元化數字設備操作的管理人才,通過管理人才的引領,配合高校的激勵機制,共同提高檔案管理工作者的管理能力。高校檔案管理人員的服務意識、團隊意識同樣在管理工作中發揮著重要作用,因此,應通過開展培訓,以及在日常管理工作中培養管理人員的服務意識和合作精神,在“5G時代”中真正實現人力資源創新。

五、結語

綜上所述,高校檔案管理工作不僅涵蓋了繁瑣的工作內容,同時對管理人員也有著較高的要求?!?G時代”的到來,高校檔案管理工作將迎來新的發展趨勢,能夠實現管理理念創新、實現服務模式創新、實現科學技術創新、實現人力資源創新。高校領導者也應對檔案管理給予高度重視,充分發揮其促進高校整體發展的積極作用。

【作者簡介】朱璐(1990-),男,學士,本科,初級,研究方向為檔案管理、行政管理。

【參考文獻】

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期刊名稱:檔案記憶

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